LA ERA DEL PAPEL
El papel supuso en su día un salto inmensurable para la humanidad, poder plasmar en una superficie liviana y manejable todas aquellas ideas, pensamientos, noticias, historias… reales o imaginarias hizo que el ser humano dejara de pasar de puntillas por la Historia y pasara a ser el protagonista absoluto de ella. Antes estuvo el papiro o el pergamino pero el papel supuso una revolución cuyo impacto llega hasta nuestros días.
La Administración ha sido y continúa siendo una consumidora compulsiva de papel, de hecho a cualquiera nos viene a la mente la imagen de un funcionario de un juzgado rodeado de montañas de papeles por todas partes, típica de los telediarios cuando hablan de los empleados públicos. Doy fe por mi experiencia personal en varios puestos de trabajo que este soporte es preferido como ningún otro, en mi caso también, tanto a la hora de imprimir los originales como para los borradores en que se hacen las pruebas que nos llevan a los citados originales.
Las nuevas tecnologías tienen un protagonismo absoluto en el día a día de la Administración, de hecho todos los empleados públicos de los grupos A, B, C y D tenemos un ordenador en nuestra mesa de trabajo y una impresora en las cercanías, se usa el correo electrónico e Internet como herramientas de trabajo cotidianas, los documentos se guardan en redes internas, hay aplicaciones específicas para diversas tareas como la gestión de personal o la facturación entre otras, los diarios oficiales de las Administraciones Públicas se publican en soporte digital… Sí, pero al final se guarda copia en papel de los documentos para incluir en el expediente físico por mucho que de forma paralela exista otro digital. El soporte papel da una seguridad que no genera todavía el telemático, ya sea por costumbre, por la amenaza de los piratas informáticos o porque nos gusta palpar las cosas con las manos.
Si se hiciera un estudio del coste que le supone a cada departamento/órgano/servicio/sección de cada Administración la exagerada masa de papel de la que se hace uso, creo que se tomarían medidas para restringirlo. Con esto no quiero decir que se deba acabar con el papel, ni mucho menos, pero sí controlar su uso, porque tener un doble expediente, digital y físico, me parece excesivo. Si hace falta se imprime lo que se necesite, pero imprimir siempre me parece que convendría ser evitado.
Y además de gustarnos el papel nos gusta guardar las cosas y por mucho tiempo. Aunque existen normativas internas sobre el tiempo mínimo que deben guardarse los documentos y los procedimientos de expurgo, cuesta tomar la decisión de tirar documentos oficiales. De allí que suela ser habitual trabajar rodeados de cajas y cajas de archivadores de cartón y armarios con carpetas colgantes que contienen los documentos más recientes, los que estamos obligados a guardar. El resto suelen almacenarse en dependencias destinadas a tal efecto por más o menos tiempo hasta que a quien corresponde toma la decisión de destruirlos.
Este afán por guardar tanto papel me hace pensar qué pasaría si un día se declarase un incendio en mi centro de trabajo. Sería un desastre porque prendería con gran facilidad. Pienso que este aspecto, la seguridad, también debería tenerse en cuenta a la hora de ahorrar papel.
Esta es la situación actual, al menos donde yo trabajo, pero está previsto que cambie a corto plazo. De acuerdo a la nueva Ley de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, las AAPP deben garantizar a los ciudadanos la posibilidad de relacionarse con la Administración por medios electrónicos, asistir a los interesados que lo soliciten y llevar un registro electrónico, además de digitalizar los documentos en papel asociados a procedimientos administrativos finalizados (por supuesto, los nuevos también). La entrada en vigor de estos apartados está muy próxima y su aplicación cambiará la forma de relacionarse entre la Administración y los ciudadanos y entre AAPP y la manera de trabajar en cada Administración.
Con el tiempo, a medio plazo, supongo que se impondrá el uso telemático y el uso del papel se reducirá bastante. Como en cualquier otro momento de la Historia de la humanidad, los avances son acogidos con más o menos aceptación, pero al final se acaban imponiendo y este aspecto no será una excepción. Terminará la era del papel y empezará la era digital (de verdad) en la Administración. Espero contarlo en un artículo futuro en este blog.